Apakah kegiatan meeting benar-benar efisien?

13/06/2015, 08:07 WIB

Techno.id - Media komunikasi kelompok atau meeting adalah suatu kegiatan yang umum dilakukan di tiap perusahaan atau organisasi. Tujuannya ialah efisiensi dalam mencari kesepakatan bersama guna memenuhi tujuan tertentu. Namun, pernahkah terpikiran dalam benak Anda seberapa jauh efisiensi yang didapat?

Visually, sebuah situs data visualization mengungkapkan sebuah fakta menarik mengenai efisiensi dari kegiatan meeting. Menurutnya, kegiatan meeting tak lebih dari sebuah upaya untuk menghabiskan waktu dan uang milik perusahaan atau organisasi. Tentu saja Visually berpendapat selain tidak efisien, juga tidak produktif.

Situs tersebut mengungkapkan, tidak sedikit kegiatan meeting yang sebenarnya hanya menjadi sebuah ajang untuk saling berbicara (chit chat). Ide-ide atau gagasan yang disampaikan di dalam kegiatan meeting juga cenderung cepat hilang dan tidak ada tindakan lebih lanjut.

Ketiga alasan tidak produktifnya kegiatan meeting menurut Visually ternyata cukup sederhana. Penyebab pertamanya, sebanyak 92 persen peserta meeting cenderung multitasking. Sehingga para peserta meeting akan sulit fokus terhadap topik pembicaraan, baik dari sisi pemateri maupun dari sisi peserta.

Penyebab kedua yakni sebanyak 80 persen pesan yang diterima oleh peserta kegiatan meeting merupakan bahasa tubuh (body language). Artinya, tidak semua peserta dapat memahami materi pembahasan. Sedangkan penyebab terakhir adalah kurangnya rencana yang terstruktur.

Untungnya, situs tersebut juga menyebutkan beberapa langkah penting yang harus diperhatikan untuk menciptakan kegiatan meeting yang efektif dan efisien. Namun sebelum menjelaskan langkah-langkah penting apa saja yang harus ditempuh, ada baiknya untuk mengetahui tiga pertanyaan yang harus dijawab sebelum melakukan kegiatan meeting.

Pertama, pahami dengan seksama apakah kegiatan meeting benar-benar diperlukan di suatu kegiatan tertentu. Kemudian, siapakah yang harus benar-benar hadir di kegiatan meeting tersebut. Dan yang terakhir, seberapa siap Anda untuk membuat kegiatan meeting tersebut nantinya benar-benar fokus dan interaktif.

Adapun langkah-langkah penting yang harus diperhatikan di antaranya yakni waktu kegiatan meeting yang tidak terlalu lama; Persiapan materi; Sediakan waktu untuk sesi diskusi; Meeting tepat waktu; Bangun komunikasi yang baik dengan peserta meeting; Fokus pada materi yang sudah direncanakan; Serta realisasikan hasil setelah proses meeting selesai.

(brl/red)