6 Langkah untuk memastikan kamu tidak pernah kehilangan file atau data di Microsoft Office

Cara mengamankan file kerja

4. Pastikan PC atau MacBook dicadangkan secara otomatis

foto: freepik/rawpixel.com

Bekerja di cloud merupakan ide yang baik untuk memastikan bahwa PC atau MacBook kamu dicadangkan. Pastikan opsi ini diaktifkan secara otomatis. Kamu memerlukan drive eksternal yang lebih besar dari drive internal laptop kamu. Disarankan untuk menggunakannya sekitar dua kali ukurannya. Jadi jika drive PC atau MacBook kamu berukuran 1TB, gunakan drive eksternal 2TB.

Ini menciptakan ruang yang cukup untuk beberapa versi dokumen, jadi jika kamu pernah melakukan sesuatu seperti menghapus banyak teks dan kemudian menyadari bahwa kamu membutuhkannya, maka kamu dapat memulihkannya dari versi sebelumnya. Mulailah dengan menghubungkan drive eksternal Anda. 

Windows

1. Di Windows 10, buka Mulai > Pengaturan Pencadangan. Di Windows 11, buka Mulai > Riwayat File.

2. Dalam kedua sstem tersebut, lanjutkan dengan memilih Tambahkan Drive > Opsi Lainnya, lalu pilih drive eksternal.

MacBook

1. Segera setelah menyambungkan drive eksternal, kamu akan ditanya apakah ingin menggunakannya sebagai drive Time Machine.

2. Katakan ya. Jika ini tidak terjadi, buka ikon Time Machine di bilah menu—panah berlawanan arah jarum jam di sekitar jam—lalu Buka Pengaturan Time Machine. Klik tanda plus dan pilih drive kamu.

5. Untuk dokumen besar, simpan sebagai salinan secara berkala

foto: freepik/dmitrii travnikov

Jika versi file saat ini rusak atau kamu membuat kesalahan besar seperti menghapus setengah teks secara tidak sengaja, maka ada baiknya untuk memiliki beberapa versi dokumen. Cara paling sederhana untuk melakukannya adalah dengan melakukan Save As secara berkala dan kemudian menambahkan angka ke nama file.

Misalnya, jika dokumen kamu berjudul “Novel Saya”, lakukan Simpan Sebagai ke “Novel Saya 001”. Lain kali, “Novel Saya 002” dan seterusnya. Setelah pekerjaan selesai dan dikirimkan, kamu dapat menghapus semua versi sebelumnya untuk memulihkan ruang drive.

6. Simpan salinan lokal atau cloud di akhir setiap sesi kerja

foto: freepik/rawpixel.com

Jika dokumen disimpan di cloud seperti OneDrive, maka di akhir setiap sesi kerja, lakukan Simpan Sebagai ke PC atau MacBook kamu. Sebaliknya, jika salinan kerja ada di komputer kamu sendiri, lakukan Simpan Sebagai ke cloud, bisa di OneDrive, iCloud, Dropbox, atau layanan cloud lain yang kamu gunakan. Dengan begitu, jika terjadi masalah pada perangkat (laptop) kamu, maka data kamu akan terlindungi di cloud.