8 Tips penting buat admin untuk mengelola grup WhatsApp agar teratur dan efektif

Techno.id - Grup WhatsApp adalah cara yang bagus untuk menghubungkan keluarga, teman, kolega, dan komunitas. Namun, mengelola kelompok-kelompok ini, terutama yang lebih besar dan lebih aktif, bisa jadi sebuah pekerjaan menantang. 

Maklum, setiap orang memiliki karakter masing-masing yang harus dikelola dengan baik agar pesan yang disampaikan di dalam grup benar-benar bermanfaat dan tidak menjadi sampah.      

Di sinilah seorang admin berperan untuk mengatur kelangsungan grup WhatsApp agar konten yang dimuat teratur dan efektif. Berikut beberapa tips dan fitur yang bisa admin andalkan untuk mengelola grup WhatsApp secara efektif.

1. Tentukan tujuan yang jelas dalam deskripsi grup

foto: tangkapan layar

Salah satu hal pertama yang harus admin lakukan saat membuat grup WhatsApp adalah menentukan tujuan yang jelas dalam deskripsi grup. Meskipun ini mungkin tampak seperti detail kecil, tetapi ini dapat menetapkan nada dan harapan bagi semua orang yang bergabung. Admin harus memastikan bahwa deskripsi secara singkat menguraikan tujuan kelompok, jenis diskusi yang dianjurkan, dan pedoman dasar apa pun yang harus diikuti anggota.

Misalnya, jika itu adalah grup yang berhubungan dengan pekerjaan, admin harus menuliskan jenis pembaruan dan pesan yang sesuai, seperti berbagi tenggat waktu proyek, dokumen, dan detail tugas. Pendekatan langsung ini membantu mencegah percakapan yang tidak relevan dan membuat semua orang tetap fokus.

2. Sematkan pesan penting

foto: tangkapan layar

Dalam grup WhatsApp yang besar, di mana pesan dapat dengan cepat membanjiri obrolan, informasi penting terkadang bisa hilang. Itulah mengapa admin harus selalu menyematkan pengumuman penting, detail acara, dan instruksi, sehingga mudah diakses semua orang. Ini adalah cara sederhana namun ampuh untuk membuat semua orang tetap dalam lingkaran, bahkan ketika percakapan menjadi serba cepat atau berantakan.

Untuk menyematkan pesan, yang harus admin lakukan adalah menekan lama dan mengetuk Sematkan pesan. Cara ini bisa menyelamatkan admin dari keharusan terus-menerus mengulangi mengirim ulang detail penting, terutama saat mengelola grup yang lebih besar di mana tidak semua orang aktif pada saat yang sama atau di mana anggota baru mungkin bergabung nanti.

3. Tambahkan peserta melalui tautan undangan alih-alih menambahkannya sebagai kontak

foto: tangkapan layar

Awalnya, mungkin admin biasa menambahkan setiap peserta baru sebagai kontak di ponsel untuk menambahkan mereka ke grup. Cara ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga dapat mengacaukan daftar kontak dengan nomor yang belum tentu dibutuhkan.

Untuk menghindari hal ini, admin bisa membuat tautan undangan langsung ke grup WhatsApp. Admin dapat dengan mudah membagikannya dengan siapa saja yang perlu bergabung dengan grup—baik melalui email, aplikasi perpesanan yang berbeda, atau bahkan dengan membuat kode QR.

Cara ini memudahkan admin untuk menambahkan sejumlah besar anggota sekaligus memungkinkan peserta untuk memutuskan apakah akan bergabung dengan grup atau tidak.

Selain itu, admin dapat mengatur ulang atau menonaktifkan tautan undangan kapan saja, memberi kontrol yang diperlukan. Cara ini sangat berguna untuk mengelola akses saat grup tidak lagi terbuka untuk anggota baru.

4. Mengaktifkan persetujuan untuk peserta grup baru

foto: tangkapan layar

Meskipun membuat tautan undangan grup untuk memudahkan orang bergabung, admin harus selalu tidak mengizinkan sembarang orang masuk tanpa persetujuan. Dengan mengaktifkan pengaturan “Setujui Anggota Baru” di WhatsApp, admin dapat meninjau setiap permintaan bergabung sebelum seseorang menjadi bagian dari grup. 

Setiap kali seseorang mengklik tautan undangan, admin akan menerima peringatan dan dapat memutuskan apakah akan menyetujui atau tidak menyetujui. Ini membantu admin mempertahankan kontrol atas siapa yang bergabung dengan grup dan menjaga grup bebas dari potensi spam atau anggota yang tidak diinginkan. Cara ini sangat berguna untuk mengelola grup dengan tujuan tertentu atau berurusan dengan topik sensitif di mana privasi sangat penting.